การจัดบุคลาการการเงิน
บุคลากรที่ทำงานเกี่ยวกับการเงิน จะมาจากสายงานฝ่ายธุรการซึ่งควบคุมโดย
ผู้บริหารบุคลากรการเงินอีกทีหนึ่ง ปริมาณบุคลากรการเงิน จะแตกต่างกันไปตามขนาดของโรงเรียน โดยปกติแล้วมักนิยมจัดเจ้าหน้าที่อย่างน้อย 3 คน ซึ่งงานที่ได้รับมอบหมายจะเป็นเจ้าหน้าที่เกี่ยวกับงบประมาณ พนักงานบัญชี และพนักงานเบิกจ่าย เป็นต้น สำหรับโรงเรียนเล็ก ๆ การจัดทำการเงินนั้น ส่วนมากจะมีคนเดียว แต่ต้องมีกรรมการเงินครบ 3 คน ตามระเบียบดังผังการบริหารการเงินดังนี้
ผู้บริหาร
หัวหน้าฝ่ายธุรการ
เจ้าหน้าที่งบประมาณ หัวหน้าฝ่ายบัญชี เจ้าหน้าที่เบิกจ่ายเงิน
หน้าที่ความรับผิดชอบของผู้บริหารในเรื่องเกี่ยวกับการเงินของโรงเรียน ก็คือ ควบคุมสั่งการ และตรวจสอบ
ผู้ช่วยผู้บริหารฝ่ายธุรการ มีหน้าที่ปฏิบัติตามคำสั่ง เสนอปัญหาหรือรับคำปรึกษาจากผู้บริหาร สั่งการเจ้าหน้าที่ผู้ร่วมงาน และควบคุมดูแลให้เจ้าหน้าที่และผู้ร่วมงานปฏิบัติให้เป็นไปตามระเบียบ
เจ้าหน้าที่บัญชี มีหน้าที่จัดทำบัญชีทุกประเภทให้ถูกต้องตามระเบียบ เสนอผู้บริหาร ตรวจสอบได้ทุกเวลา
เจ้าหน้าที่งบประมาณ มีหน้าที่จัดทำ และเสนอของบประมาณ โดยอยู่ในความดูแลขอคำปรึกษาหารือจากผู้ช่วยครูใหญ่ฝ่ายธุรการ หรือครูใหญ่
เจ้าหน้าที่เบิกจ่ายเงิน มีหน้าที่ทำการเบิกเงิน จ่ายเงินทุกอย่างของโรงเรียนทั้งนี้อยู่ในความควบคุมดูแลของผู้ช่วยครูใหญ่ฝ่ายธุรการ และครูใหญ่เช่นกัน
เป็นที่น่าสังเกตว่า ตามโรงเรียนระดับต่ำ เช่นโรงเรียนสังกัดองค์การบริหารส่วนจังหวัดส่วนมากไม่ว่าจะเป็นโรงเรียนใหญ่หรือเล็ก มักจะแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ทางการเงินขึ้นครบ 3 คน ตามระเบียบ แต่ในทางปฏิบัติจริง ๆ ผู้ช่วยครูใหญ่ฝ่ายธุรการจะทำหน้าที่ทั้งหมด เช่น ทำบัญชี ทำการเบิกจ่าย และทำงบประมาณ สำหรับ โรงเรียนเล็กจริง ๆ ปริมาณนักเรียนและครูมีน้อย หน้าที่การเงินทั้งหมดจะเป็นหน้าที่ครูใหญ่คนเดียว ไม่จำเป็นต้องตั้งเจ้าหน้าที่การเงินฝ่ายต่าง ๆ เพราะปริมาณงานมีน้อย
หลักในการบริหารการเงินโรงเรียน
ในการบริหารการเงินโรงเรียนนั้น ย่อมต้องอาศัยหลักการมากมายเพื่อก่อให้เกิดประสิทธิภาพในการบริหาร หลักการบริหารการเงินโรงเรียนที่ผู้บริหารทุกระดับจะต้องคำนึงถึงมีดังต่อไปนี้
1. หลักสารัตถประโยชน์ (Utility Principle ) ในการบริหารการเงินโรงเรียนนั้น จะต้อง
คำนึงถึงการใช้เงินให้เกิดประโยชน์มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ โดยเฉพาะประเทศไทย ซึ่งจัดว่าเป็นประเทศที่ยากจน มีงบประมาณในการจัดการศึกษาอยู่ในขอบเขตอันจำกัด ดังนั้นการใช้จ่ายเงินต่าง ๆ ควรเป็นไปเพื่อก่อให้เกิดประโยชน์อันสูงสุด
2. หลักแห่งเอกภาพ (Unity Principle ) ใน การบริหารงานการคลังทั่วไปนิยมการ
แยกรายการต่าง ๆ ออกจากกันและรวมกันไว้เป็นหมวดหมู่เดียวกัน ให้เป็นเอกภาพ เช่นเป็นหมวดรายจ่าย หมวดรายรับ หมวดหนี้สิน เป็นต้น นอกจากนี้เอกสารและบัญชีต่าง ๆ มักจะแยกประเภทเพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบ
3. หลักแห่งความสมดุลย์ (Balance Principle ) เนื่องจากหน้าที่รับผิดชอบของรัฐนั้นมี
มากมาย ดังนั้นการทุ่มเงินส่วนใหญ่มาใช้ทางการศึกษา โดยไม่สมดุลย์กับรายจ่ายด้านอื่น ๆ ย่อมไม่เกิดผลดีอย่างแน่นอน ดังนั้นผู้บริหารการศึกษาจะต้องพิจารณาในแง่ของประเทศโดยส่วนรวมด้วย
4. หลักความเป็นธรรม (Equity Principle ) ในการพิจารณาจัดสรรเงินใช้ในโรงเรียน
ควรพิจารณาตามความจำเป็นและความเหมาะสม ตามหลักการแห่งเหตุผลอันแท้จริง มิควรพิจารณาจัดสรรเงินตามความสัมพันธ์ส่วนตัวเป็นหลัก
5. หลักแห่งความชัดเจน แจ่มแจ้ง (Clarity Principle ) ในการจัดการเกี่ยวกับการเงิน
ของโรงเรียนจะต้องทำให้ผู้ที่เกี่ยวข้องเข้าใจทุกอย่าง เพื่อให้การปฏิบัติเป็นไปตามแนวทางเดียวกัน เช่น เกี่ยวกับวัน เวลา และสถานที่ การปฏิบัติ การจัดรายการ จำนวนเงินที่ใช้จ่ายหรือได้มาเป็นต้น ซึ่งจะก่อให้เกิดความสะดวกในการพิจารณาการกำหนดแยกรายการเป็นหมวดหมู่เพื่อให้เข้าใจง่าย และการคำนวณตัวเลขให้แน่นอนเป็นการสนับสนุนหลักการนี้เช่นเดียวกัน
6. หลักจารีตประเพณีนิยม (Conservative Principle ) ในการปฏิบัติเกี่ยวกับการเงิน
นั้น เรามักจะประพฤติปฏิบัติไปในทำนองเดียวกัน และสืบทอดกันมาตั้งแต่อดีตและปัจจุบัน เป็นการทำให้เกิดความเข้าใจและง่ายต่อการปฏิบัติ
7. หลักสมานฉันท์ ( Harmony Principle ) การบริหารงานคลังจะต้องคำนึงถึงการ
ขจัดข้อแย้งระหว่างบุคคลและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง โดยกิจการทุกอย่างเกี่ยวกับการคลังของโรงเรียนจะต้องได้รับการยอมรับจากทุกคน และไม่ขัดแย้งซึ่งกันและกัน และพยายามก่อให้เกิดความช่วยเหลือซึ่งกันและกันด้วย
8. หลักความถูกต้องกับความเป็นจริง (Accuracy Principle ) ในการบริหารการเงิน
โรงเรียน จะต้องมีลักษณะเปิดเผย สามารถพิสูจน์ความบริสุทธิ์ได้ทุกเวลาและทุกรายการ
9. หลักการกำหนดเวลา ( Annuality Principle ) ในการบริหารงานคลังโรงเรียนจำ
เป็นต้องกำหนดเวลาไว้ให้แน่นอน เพื่อสะดวกในการติดตามและประเมินผลโดยทั่วไปจะกำหนดไว้เป็นหนึ่งปี โดยให้สอดคล้องกับปีงบประมาณ
10. หลักการคาดการณ์ล่วงหน้า (Foresight Principle ) ในการบริหารการเงินผู้บริหาร
จะต้องรู้จักคาดการณ์ล่วงหน้าได้ถูกต้อง เพื่อความรอบคอบในการปฏิบัติงาน
11. หลักความมีลักษณะเฉพาะอย่าง (Specification Principle ) การปฏิบัติงานใน
หน่วยงานการเงินควรแบ่งงานรับผิดชอบระหว่างบุคลากรในหน่วยงานให้แน่นอนและเฉพาะบุคคลไม่ก้าวก่ายหน้าที่ซึ่งกันและกัน เช่น แยกฝ่ายปฏิบัติการกับฝ่ายตรวจสอบออกจากกัน เป็นต้น การให้ผู้รับผิดชอบงานเฉพาะอย่างนั้นเป็นการทำให้คนได้ทำงานเฉพาะอย่าง ซึ่งทำให้เกิดความแน่นอนในการปฏิบัติงาน ป้องกันความผิดพลาดที่จะเกิดขึ้นได้
12. หลักการประหยัด (Economy Principle ) การใช้เงินทุกอย่างของโรงเรียนการเป็น
ไปโดยความประหยัด พิจารณาถึงความจำเป็นในการดำเนินการงานใดที่ต้องใช้เงินมากและเป็นงานที่ไม่จำเป็น และไม่เป็นประโยชน์ ควรตัดรายการนั้นทิ้งไป
นอกจากหลักการบริหารการเงินโรงเรียนดังกล่าวข้างต้นแล้ว ฮันต์ และเพียซ (Hunt & Pierce) ยังได้ให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับการบริหารการเงินดังนี้
1. การวางแผนการเงิน ควรวางแผนไว้เป็นระยะยาวที่สุด และแบ่งกระบวนการปฏิบัติ
การเป็นช่วง ๆ ไป ทั้งนี้ต้องคอยตรวจสอบและปรับปรุงให้เข้างกับการเปลี่ยนแปลงทางสังคมและการศึกษาอยู่ตลอดเวลา
2. ควรมีการสนับสนุนให้ผู้ปกครองนักเรียน นักเรียน ครู และผู้ที่เกี่ยวข้องได้มีโอกาส
ร่วมในการกำหนดแผนงานการศึกษาไว้ล่วงหน้า เพื่อให้การใช้เงินเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
3. งบประมาณของโรงเรียน ควรจะพิจารณาตามแผนงานของการศึกษาของโรงเรียน
ในระยะ 5 ปี หรือ 1 ปี (ถ้าเป็นไปได้) ไม่ควรกำหนดเพียงแต่พิจารณาเพื่อการใช้จ่ายโดยปราศจากการวางแผนเท่านั้น และเงินของโรงเรียนควรจะเพิ่ม (หรือลด) ตามความต้องการทางการศึกษาของชุมชน
4. โรงเรียน ควรมีอิสระอย่างเพียงพอในการตัดสินใจ และไม่ให้มีข้อผูกมัดใดมาเกี่ยว
ข้องกับ การบริหารการเงินโรงเรียน
5. การบริหารการเงินโรงเรียน ควรเป็นไปเพื่อการพัฒนาทางการศึกษามากกว่าที่จะมุ่งแข่งขันซึ่งกันและกัน
บุคลากรที่ทำงานเกี่ยวกับการเงิน จะมาจากสายงานฝ่ายธุรการซึ่งควบคุมโดย
ผู้บริหารบุคลากรการเงินอีกทีหนึ่ง ปริมาณบุคลากรการเงิน จะแตกต่างกันไปตามขนาดของโรงเรียน โดยปกติแล้วมักนิยมจัดเจ้าหน้าที่อย่างน้อย 3 คน ซึ่งงานที่ได้รับมอบหมายจะเป็นเจ้าหน้าที่เกี่ยวกับงบประมาณ พนักงานบัญชี และพนักงานเบิกจ่าย เป็นต้น สำหรับโรงเรียนเล็ก ๆ การจัดทำการเงินนั้น ส่วนมากจะมีคนเดียว แต่ต้องมีกรรมการเงินครบ 3 คน ตามระเบียบดังผังการบริหารการเงินดังนี้
ผู้บริหาร
หัวหน้าฝ่ายธุรการ
เจ้าหน้าที่งบประมาณ หัวหน้าฝ่ายบัญชี เจ้าหน้าที่เบิกจ่ายเงิน
หน้าที่ความรับผิดชอบของผู้บริหารในเรื่องเกี่ยวกับการเงินของโรงเรียน ก็คือ ควบคุมสั่งการ และตรวจสอบ
ผู้ช่วยผู้บริหารฝ่ายธุรการ มีหน้าที่ปฏิบัติตามคำสั่ง เสนอปัญหาหรือรับคำปรึกษาจากผู้บริหาร สั่งการเจ้าหน้าที่ผู้ร่วมงาน และควบคุมดูแลให้เจ้าหน้าที่และผู้ร่วมงานปฏิบัติให้เป็นไปตามระเบียบ
เจ้าหน้าที่บัญชี มีหน้าที่จัดทำบัญชีทุกประเภทให้ถูกต้องตามระเบียบ เสนอผู้บริหาร ตรวจสอบได้ทุกเวลา
เจ้าหน้าที่งบประมาณ มีหน้าที่จัดทำ และเสนอของบประมาณ โดยอยู่ในความดูแลขอคำปรึกษาหารือจากผู้ช่วยครูใหญ่ฝ่ายธุรการ หรือครูใหญ่
เจ้าหน้าที่เบิกจ่ายเงิน มีหน้าที่ทำการเบิกเงิน จ่ายเงินทุกอย่างของโรงเรียนทั้งนี้อยู่ในความควบคุมดูแลของผู้ช่วยครูใหญ่ฝ่ายธุรการ และครูใหญ่เช่นกัน
เป็นที่น่าสังเกตว่า ตามโรงเรียนระดับต่ำ เช่นโรงเรียนสังกัดองค์การบริหารส่วนจังหวัดส่วนมากไม่ว่าจะเป็นโรงเรียนใหญ่หรือเล็ก มักจะแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ทางการเงินขึ้นครบ 3 คน ตามระเบียบ แต่ในทางปฏิบัติจริง ๆ ผู้ช่วยครูใหญ่ฝ่ายธุรการจะทำหน้าที่ทั้งหมด เช่น ทำบัญชี ทำการเบิกจ่าย และทำงบประมาณ สำหรับ โรงเรียนเล็กจริง ๆ ปริมาณนักเรียนและครูมีน้อย หน้าที่การเงินทั้งหมดจะเป็นหน้าที่ครูใหญ่คนเดียว ไม่จำเป็นต้องตั้งเจ้าหน้าที่การเงินฝ่ายต่าง ๆ เพราะปริมาณงานมีน้อย
หลักในการบริหารการเงินโรงเรียน
ในการบริหารการเงินโรงเรียนนั้น ย่อมต้องอาศัยหลักการมากมายเพื่อก่อให้เกิดประสิทธิภาพในการบริหาร หลักการบริหารการเงินโรงเรียนที่ผู้บริหารทุกระดับจะต้องคำนึงถึงมีดังต่อไปนี้
1. หลักสารัตถประโยชน์ (Utility Principle ) ในการบริหารการเงินโรงเรียนนั้น จะต้อง
คำนึงถึงการใช้เงินให้เกิดประโยชน์มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ โดยเฉพาะประเทศไทย ซึ่งจัดว่าเป็นประเทศที่ยากจน มีงบประมาณในการจัดการศึกษาอยู่ในขอบเขตอันจำกัด ดังนั้นการใช้จ่ายเงินต่าง ๆ ควรเป็นไปเพื่อก่อให้เกิดประโยชน์อันสูงสุด
2. หลักแห่งเอกภาพ (Unity Principle ) ใน การบริหารงานการคลังทั่วไปนิยมการ
แยกรายการต่าง ๆ ออกจากกันและรวมกันไว้เป็นหมวดหมู่เดียวกัน ให้เป็นเอกภาพ เช่นเป็นหมวดรายจ่าย หมวดรายรับ หมวดหนี้สิน เป็นต้น นอกจากนี้เอกสารและบัญชีต่าง ๆ มักจะแยกประเภทเพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบ
3. หลักแห่งความสมดุลย์ (Balance Principle ) เนื่องจากหน้าที่รับผิดชอบของรัฐนั้นมี
มากมาย ดังนั้นการทุ่มเงินส่วนใหญ่มาใช้ทางการศึกษา โดยไม่สมดุลย์กับรายจ่ายด้านอื่น ๆ ย่อมไม่เกิดผลดีอย่างแน่นอน ดังนั้นผู้บริหารการศึกษาจะต้องพิจารณาในแง่ของประเทศโดยส่วนรวมด้วย
4. หลักความเป็นธรรม (Equity Principle ) ในการพิจารณาจัดสรรเงินใช้ในโรงเรียน
ควรพิจารณาตามความจำเป็นและความเหมาะสม ตามหลักการแห่งเหตุผลอันแท้จริง มิควรพิจารณาจัดสรรเงินตามความสัมพันธ์ส่วนตัวเป็นหลัก
5. หลักแห่งความชัดเจน แจ่มแจ้ง (Clarity Principle ) ในการจัดการเกี่ยวกับการเงิน
ของโรงเรียนจะต้องทำให้ผู้ที่เกี่ยวข้องเข้าใจทุกอย่าง เพื่อให้การปฏิบัติเป็นไปตามแนวทางเดียวกัน เช่น เกี่ยวกับวัน เวลา และสถานที่ การปฏิบัติ การจัดรายการ จำนวนเงินที่ใช้จ่ายหรือได้มาเป็นต้น ซึ่งจะก่อให้เกิดความสะดวกในการพิจารณาการกำหนดแยกรายการเป็นหมวดหมู่เพื่อให้เข้าใจง่าย และการคำนวณตัวเลขให้แน่นอนเป็นการสนับสนุนหลักการนี้เช่นเดียวกัน
6. หลักจารีตประเพณีนิยม (Conservative Principle ) ในการปฏิบัติเกี่ยวกับการเงิน
นั้น เรามักจะประพฤติปฏิบัติไปในทำนองเดียวกัน และสืบทอดกันมาตั้งแต่อดีตและปัจจุบัน เป็นการทำให้เกิดความเข้าใจและง่ายต่อการปฏิบัติ
7. หลักสมานฉันท์ ( Harmony Principle ) การบริหารงานคลังจะต้องคำนึงถึงการ
ขจัดข้อแย้งระหว่างบุคคลและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง โดยกิจการทุกอย่างเกี่ยวกับการคลังของโรงเรียนจะต้องได้รับการยอมรับจากทุกคน และไม่ขัดแย้งซึ่งกันและกัน และพยายามก่อให้เกิดความช่วยเหลือซึ่งกันและกันด้วย
8. หลักความถูกต้องกับความเป็นจริง (Accuracy Principle ) ในการบริหารการเงิน
โรงเรียน จะต้องมีลักษณะเปิดเผย สามารถพิสูจน์ความบริสุทธิ์ได้ทุกเวลาและทุกรายการ
9. หลักการกำหนดเวลา ( Annuality Principle ) ในการบริหารงานคลังโรงเรียนจำ
เป็นต้องกำหนดเวลาไว้ให้แน่นอน เพื่อสะดวกในการติดตามและประเมินผลโดยทั่วไปจะกำหนดไว้เป็นหนึ่งปี โดยให้สอดคล้องกับปีงบประมาณ
10. หลักการคาดการณ์ล่วงหน้า (Foresight Principle ) ในการบริหารการเงินผู้บริหาร
จะต้องรู้จักคาดการณ์ล่วงหน้าได้ถูกต้อง เพื่อความรอบคอบในการปฏิบัติงาน
11. หลักความมีลักษณะเฉพาะอย่าง (Specification Principle ) การปฏิบัติงานใน
หน่วยงานการเงินควรแบ่งงานรับผิดชอบระหว่างบุคลากรในหน่วยงานให้แน่นอนและเฉพาะบุคคลไม่ก้าวก่ายหน้าที่ซึ่งกันและกัน เช่น แยกฝ่ายปฏิบัติการกับฝ่ายตรวจสอบออกจากกัน เป็นต้น การให้ผู้รับผิดชอบงานเฉพาะอย่างนั้นเป็นการทำให้คนได้ทำงานเฉพาะอย่าง ซึ่งทำให้เกิดความแน่นอนในการปฏิบัติงาน ป้องกันความผิดพลาดที่จะเกิดขึ้นได้
12. หลักการประหยัด (Economy Principle ) การใช้เงินทุกอย่างของโรงเรียนการเป็น
ไปโดยความประหยัด พิจารณาถึงความจำเป็นในการดำเนินการงานใดที่ต้องใช้เงินมากและเป็นงานที่ไม่จำเป็น และไม่เป็นประโยชน์ ควรตัดรายการนั้นทิ้งไป
นอกจากหลักการบริหารการเงินโรงเรียนดังกล่าวข้างต้นแล้ว ฮันต์ และเพียซ (Hunt & Pierce) ยังได้ให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับการบริหารการเงินดังนี้
1. การวางแผนการเงิน ควรวางแผนไว้เป็นระยะยาวที่สุด และแบ่งกระบวนการปฏิบัติ
การเป็นช่วง ๆ ไป ทั้งนี้ต้องคอยตรวจสอบและปรับปรุงให้เข้างกับการเปลี่ยนแปลงทางสังคมและการศึกษาอยู่ตลอดเวลา
2. ควรมีการสนับสนุนให้ผู้ปกครองนักเรียน นักเรียน ครู และผู้ที่เกี่ยวข้องได้มีโอกาส
ร่วมในการกำหนดแผนงานการศึกษาไว้ล่วงหน้า เพื่อให้การใช้เงินเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
3. งบประมาณของโรงเรียน ควรจะพิจารณาตามแผนงานของการศึกษาของโรงเรียน
ในระยะ 5 ปี หรือ 1 ปี (ถ้าเป็นไปได้) ไม่ควรกำหนดเพียงแต่พิจารณาเพื่อการใช้จ่ายโดยปราศจากการวางแผนเท่านั้น และเงินของโรงเรียนควรจะเพิ่ม (หรือลด) ตามความต้องการทางการศึกษาของชุมชน
4. โรงเรียน ควรมีอิสระอย่างเพียงพอในการตัดสินใจ และไม่ให้มีข้อผูกมัดใดมาเกี่ยว
ข้องกับ การบริหารการเงินโรงเรียน
5. การบริหารการเงินโรงเรียน ควรเป็นไปเพื่อการพัฒนาทางการศึกษามากกว่าที่จะมุ่งแข่งขันซึ่งกันและกัน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น